從網拍下訂單到出貨 - ERP 內的訂單 (Sales Orders)

昨天的文章有提到客戶從線上商城買東西後到出貨的粗略流程圖：

今天我們就來針對 ERP 內部的訂單處理一探究竟。

Sales Orders 銷售訂單

Sales Orders（銷售訂單）是公司營銷和銷售流程中的一個重要文件，代表了客戶對產品或服務的訂購，是一個明確的、法律上具有約束力的文件。
銷售訂單用來代表公司和客戶之間的購買關係，紀錄這次客戶買了什麼東西，也代表公司一定要出貨，不然就阿伯出事了。
賣東西的業務要簽的那張購買單，其實也就是銷售訂單哦，因為是具有法律效力的，請不要亂簽名。

銷售訂單上通常會這些資料：

1. 客戶訂單的書面記錄： 銷售訂單是客戶訂購產品或服務的書面記錄。當客戶要求某種產品或服務時，銷售團隊會為客戶建立一個銷售訂單，以確保訂單的準確性和可跟蹤性。
2. 包含詳細資訊： 銷售訂單包含有關訂單的詳細資訊，包括產品或服務的數量、價格、交付日期、付款條件、客戶資訊和運送資訊等。這些資訊確保了訂單的明確性和可執行性。
3. 約束性文件： 一旦客戶下單並簽署 Sales Orders，這份文件具有法律約束力，要求企業按照訂單的內容和條件履行交付產品或提供服務的義務。這有助於保護客戶和企業的權益，並確保訂單按照協議執行。
4. 庫存和生產計劃： 銷售訂單對於庫存管理和生產計劃至關重要。它們幫助企業確定要生產或購買的數量，以滿足客戶需求，同時避免庫存過多或過少的問題。
5. 訂單處理狀態： 代表目前的訂單處理狀態，已經收到貨的話就是已完成。銷售流程中有一系列的處理狀態，包括庫存檢查、訂單確認、發票生成、訂單執行和交貨等。這些流程通常需要 IT 管理支持，以確保順暢執行。

ERP 中的工作流程

在客戶購買完商品後，我們要先建檔、創訂單、確認庫存再出貨。
可以想像公司內部有一些人負責打資料和創訂單，有一些人負責庫存的更新與確認，有一些人負責揀貨與出貨。

我把進入 ERP 系統的粗略工作流程畫成上面這個流程圖：

1. 客戶購買東西 (New Order Coming)
2. 顧客服務團隊建檔 key 單 (Create Customer and Sales Orders)
3. 倉儲團隊定期更新貨況 (Update Quantity)
4. 倉儲團隊根據銷售訂單進行揀貨與包裝，並將貨物交給運送商 (Pick and Ship)
5. 貨運商出貨給顧客 (Ship out)

工程師眼中的銷售訂單 (Sales Orders)

在 Sales Orders 的階段，可以進行自動化的部分都會是工程師的工作。
包含最無聊的 key 單，我們可以利用 EDI 或 Export and Import 來將各大商城的銷售資料同步到內部的 ERP 系統裡，顧客服務團隊就不用每天手動輸入一大堆資料，既麻煩又容易出錯。
而工程師對倉儲團隊的幫助也是很大，我們可以簡單的在每個貨物上貼 barcode 來進行貨況的追蹤（哪個進去倉庫了、哪個出去倉庫了），光是掃 QRCode 的導入就可以簡化倉儲團隊很多的工作流程。
所以說光是這一塊就有很大的自動化/客製化空間。

總結

Sales Orders（銷售訂單）是公司營銷和銷售流程中的一個重要文件，代表了客戶對產品或服務的訂購，是一個明確的、法律上具有約束力的文件，因為有法律效力，建議詳細閱讀後再簽。

Reference

Wikipedia - Sales Order
Wikipedia - 訂單